Dedutibilidade de custos e despesas operacionais: critérios do RIR, créditos de PIS/Cofins e limites no Lucro Real

A apuração eficiente de resultados empresariais depende da correta dedutibilidade de custos e despesas operacionais no âmbito do Lucro Real. No Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas, a dedução exige que o gasto seja necessário, usual e comprovado por documentação idônea, segundo o art. 311 do Decreto 9.580/2018. Para a não cumulatividade das contribuições federais, o Superior Tribunal de Justiça fixou no Tema 779 que o creditamento de insumos deve observar os critérios de essencialidade ou relevância.

Atualizado em 13 de outubro de 2026.

Critérios legais de dedutibilidade no Regulamento do Imposto de Renda

A apuração do Lucro Real toma o lucro líquido contábil e aplica adições e exclusões previstas na legislação tributária. A regra geral de dedução tem origem no art. 47 da Lei 4.506/1964, hoje reproduzido no art. 311 do Regulamento do Imposto de Renda, aprovado pelo Decreto 9.580/2018. O dispositivo estabelece que são operacionais as despesas não computadas nos custos, desde que necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora.

O conceito de necessidade recebe tratamento específico no § 1º do art. 311 do Decreto 9.580/2018. São consideradas necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações exigidas pela atividade da pessoa jurídica. O § 2º do mesmo artigo complementa a diretriz ao determinar que as despesas admitidas precisam ser usuais ou normais no tipo de operações ou atividades exploradas pela entidade.

A verificação desses três elementos ocorre de forma cumulativa na escrituração contábil e fiscal. A ausência de vínculo direto com o objeto social ou a falta de comprovação material desqualifica o dispêndio, sujeitando o valor à adição no Livro de Apuração do Lucro Real. O controle sobre a obrigatoriedade de escrituração contábil regular serve de sustentação probatória contra glosas fiscais.

Quem pode deduzir despesas operacionais na apuração tributária?

A dedução de despesas operacionais na apuração da base de cálculo tributável é prerrogativa do regime do Lucro Real. Pessoas jurídicas enquadradas no Lucro Presumido calculam o imposto mediante aplicação de percentuais prefixados sobre a receita bruta, sem computar desembolsos administrativos ou despesas correntes, conforme as normas de regime de caixa no Lucro Presumido. Empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem tributos unificados também incidentes sobre a receita bruta auferida.

No Lucro Real, o IRPJ incide à alíquota de 15% sobre o lucro apurado. Há ainda a incidência do adicional de 10% sobre a parcela do lucro que exceder R$ 20.000,00 por mês no período de apuração, conforme o art. 3º da Lei 9.249/1995. O § 4º do art. 3º da Lei 9.249/1995 veda expressamente qualquer dedução sobre o valor apurado do adicional do imposto.

Gastos que não preenchem os requisitos de necessidade e normalidade devem ser adicionados na determinação do lucro real e da base da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. Quando a empresa registra dispêndios alheios à sua operação, esses valores elevam o lucro tributável no encerramento do trimestre ou do ano-calendário.

Créditos de PIS e Cofins sobre insumos e o Tema 779 do STJ

No regime de apuração não cumulativa, disciplinado pela Lei 10.637/2002 e pela Lei 10.833/2003, as empresas podem descontar créditos calculados sobre custos e despesas autorizados pela lei. O art. 3º, inciso II, da Lei 10.833/2003 permite a apropriação de créditos sobre bens e serviços utilizados como insumo na prestação de serviços e na produção de bens destinados à venda, incluindo combustíveis e lubrificantes.

Durante anos, o Fisco restringiu o conceito de insumo àqueles elementos que entrassem em contato direto com o produto ou sofressem desgaste imediato na linha de produção. Essa interpretação constava nas Instruções Normativas SRF 247/2002 e 404/2004. O Superior Tribunal de Justiça julgou o Recurso Especial repetitivo 1.221.170/PR, cadastrado sob o Tema 779, declarando ilegais as limitações dessas instruções normativas.

O STJ fixou que o conceito de insumo deve ser aferido à luz dos critérios de essencialidade ou relevância do bem ou serviço para a atividade econômica. O teste de essencialidade afere se o item é elemento estrutural ou indispensável para o processo produtivo. O teste de relevância avalia a importância do bem ou serviço para a operação, inclusive quando exigido por imposição legal ou sanitária.

As duas leituras sobre a convergência entre IRPJ e PIS/Cofins

A tese dos contribuintes buscou equiparar o conceito de despesa necessária do IRPJ ao conceito de insumo para PIS e Cofins. Por essa argumentação, qualquer custo ou encargo operacional dedutível no art. 47 da Lei 4.506/1964 deveria conceder crédito da não cumulatividade das contribuições. A premissa visava estender o creditamento a despesas administrativas, comerciais e de divulgação.

A Fazenda Nacional sustentou a separação estrita entre os regimes jurídicos. Segundo a administração tributária, o art. 311 do Decreto 9.580/2018 rege apenas a apuração do imposto sobre a renda, ao passo que o art. 3º, inciso II, da Lei 10.833/2003 exige vínculo com o processo produtivo de bens ou serviços. A atuação do Fisco buscou evitar a tomada de créditos sobre custos gerais de administração e vendas na estruturação de planejamento tributário e elisão fiscal.

No julgamento do Tema 779, o STJ acolheu a tese intermediária. O tribunal decidiu que nem toda despesa operacional gera direito a crédito de PIS e Cofins, mantendo a necessidade de comprovar o nexo com a produção ou prestação de serviços. Permanece indefinida a aplicação casuística sobre itens indiretos, como softwares de suporte corporativo ou consultorias gerais, cuja relevância fabril segue objeto de divergências nas Delegacias de Julgamento da Receita Federal e no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais.

Comparativo de dedutibilidade e creditamento na apuração fiscal

Como o contador deve proceder

1. Separar despesas operacionais de custos de produção: classificar as contas na escrituração contábil segregando os gastos vinculados à produção daqueles voltados à administração e vendas.
2. Exigir suporte documental idôneo: verificar se notas fiscais, contratos e medições de serviços comprovam a execução real do serviço e o fornecimento dos bens.
3. Aplicar o teste de essencialidade nos insumos: analisar se a subtração do bem ou serviço inviabiliza ou compromete o processo produtivo da empresa contratante.
4. Formalizar laudos técnicos de produção: instruir dossiês operacionais que demonstrem a exigência técnica ou normativa do uso de determinados itens na operação.
5. Ajustar as adições no Lalur: registrar adições obrigatórias no livro fiscal sobre despesas sem vínculo produtivo ou que descumpram o art. 311 do Decreto 9.580/2018.

A Tributus, plataforma de inteligência tributária voltada ao setor contábil, pode apoiar o monitoramento dessas mudanças e de seus efeitos na carteira de clientes.

Este conteúdo possui caráter exclusivamente informativo e técnico, não substituindo a análise individualizada de documentos e fatos por profissionais habilitados.

Perguntas frequentes

Toda despesa operacional dedutível no IRPJ gera crédito de PIS e Cofins?

Não. O Superior Tribunal de Justiça assentou no Tema 779 que o crédito de PIS e Cofins restringe-se a insumos essenciais ou relevantes para a produção de bens ou prestação de serviços.

Empresas no Lucro Presumido podem deduzir custos operacionais para reduzir tributos?

Não. O Lucro Presumido aplica alíquotas prefixadas de presunção sobre a receita bruta, sem considerar despesas e custos efetivamente incorridos no período.

O adicional de 10% do IRPJ permite deduções de despesas?

Não. O art. 3º, § 4º, da Lei 9.249/1995 veda expressamente qualquer dedução sobre o montante apurado a título de adicional do IRPJ.

Despesas usuais e normais são aceitas pela fiscalização sem contrato?

Depende. Embora a habitualidade seja exigida pelo art. 311, § 2º, do Decreto 9.580/2018, a dedutibilidade requer documentação hábil e idônea para comprovar a ocorrência das operações.

Fontes

• Decreto nº 9.580/2018 - Regulamento do Imposto de Renda (Planalto)
• Lei nº 4.506/1964 (Planalto)
• Lei nº 9.249/1995 (Planalto)
• Lei nº 10.833/2003 (Planalto)